Cara Cepat: Konversi Form Kertas ke Digital dalam Hitungan Menit

MENGUBAH formulir kertas menjadi digital sering kali menjadi tantangan yang memakan waktu, terutama bagi para pengembang web. Namun, dengan menggunakan metode yang tepat, proses ini dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan efisien. Artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis untuk mengatasi tantangan ini.

Baca Juga:

Masalah Klasik : Formulir Kertas

Menghadapi tumpukan formulir kertas masih menjadi masalah bagi banyak perusahaan yang menggunakan sistem manual. Tidak jarang file hilang atau hanya tersedia dalam bentuk hardcopy. Sebagai pengembang, kita harus siap menghadapi tantangan ini dengan solusi efektif.

Adobe Scan: Langkah Pertama yang Penting

Adobe Scan adalah alat yang dapat diandalkan untuk memindai formulir kertas. Berikut beberapa keunggulannya:

• l Kualitas hasil pemindaian yang tinggi: Gambar yang dihasilkan tajam dan tidak pecah.

l Integrasi dengan Adobe Cloud: Mempermudah langkah-langkah berikutnya.

l Kompatibel dengan berbagai perangkat: Mendukung hampir semua jenis ponsel.

l Fitur pemangkasan otomatis: Meskipun terkadang perlu penyempurnaan manual, fitur ini cukup akurat.

OCR dengan Adobe Acrobat

Setelah formulir dipindai, gunakan fitur OCR (Optical Character Recognition) pada Adobe Acrobat untuk mengubah gambar menjadi teks yang dapat diedit. Langkah-langkahnya adalah:

1. Buka file hasil pemindaian di Adobe Acrobat.

2. Pilih Scan & OCR di toolbar (atau melalui More Tools jika tidak terlihat).

3. Klik Recognize Text.

4. Simpan hasilnya.

Penting: Pastikan hasil pemindaian terang dan jelas, karena kualitas OCR sangat bergantung pada hal ini.

Membuat PDF Form: Lebih Mudah Daripada Yang Anda Kira

Adobe Acrobat juga memiliki fitur cerdas untuk membuat formulir PDF:

1. Pilih menu Prepare Form.

2. Tentukan apakah formulir membutuhkan tanda tangan digital.

3. Aktifkan Form Field Detection.

4. Klik Start.

5. Tinjau hasil deteksi sebelum menyimpan.

Meskipun deteksi otomatis tidak selalu sempurna, fitur ini dapat mengurangi pekerjaan manual secara signifikan.

Menggunakan Morf: Membuat Formulir Online

Platform Morf adalah solusi modern untuk mengonversi formulir PDF menjadi formulir web responsif. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka getmorf.io.

2. Buat akun.

3. Pilih opsi Convert > From PDF.

4. Unggah file PDF.

5. Klik Convert.

6. Sesuaikan hasilnya jika diperlukan.

Keunggulan Morf: Formulir web yang dihasilkan bersifat responsif, sehingga dapat menghemat waktu styling.

Tips Praktis dari Lapangan:

Pastikan dokumen dipindai di tempat terang untuk menghindari bayangan.

Periksa kembali hasil OCR untuk memastikan akurasi.

Uji formulir pada berbagai perangkat, terutama pada ponsel.

Simpan file asli sebagai cadangan jika perlu modifikasi di masa depan.

Kesimpulan

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, proses konversi formulir yang biasanya memakan waktu lama dapat diselesaikan dalam hitungan menit. Sebagai contoh, formulir tiga halaman yang sebelumnya membutuhkan waktu setengah hari, kini dapat selesai hanya dalam 15 menit.

___________________

*Artikel ini disusun berdasarkan pengalaman dalam berbagai proyek konversi formulir. Hasil dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas formulir.